11 maneiras de melhorar a produtividade de sua equipe

11 maneiras de melhorar a produtividade de sua equipe

Quer mais garantia de produtividade na sua equipe? Então siga o passo a passo dos gurus da gestão!

1. Estabeleça metas 

"Seja ágil na sua definição de metas", diz Zubin Irani, cofundador e CEO da cPrime ,

consultoria de gestão. "Estabeleça metas para o trimestre e quebre o trabalho em

pequenos pedaços que possam, em seguida, ser facilmente atribuídos e

gerenciados." 

2. Comunique metas, expectativas e papéis 

"Forneça aos membros da sua equipe informações básicas e a visão estratégica por

trás de cada projeto, atividade, tarefa, etc.", Hussein Yahfoufi, vice-presidente de

Tecnologia e Serviços Corporativos da OneRoof Energia. "Bem informados, os

funcionários ficam mais motivados e se sentem mais envolvidos com os projetos e

os objetivos da empresa."

"Todo mundo na equipe deve saber qual é o alvo no qual estão atirando e o que

será considerado sucesso no final de sua jornada", acrescenta Tony McClain, sócio-

diretor e conselheiro da Geneca.

"É preciso ser absolutamente claro sobre o papel que desempenham no projeto e

como eles vão ajudar a equipe a chegar à linha de chegada", disse McClain. "É

extremamente importante que todos os membros da equipe conheçam e entendam

do que eles são parte e por que eles existem no que se refere à sua organização." 

3. Forneça ferramentas e infraestrutura que promovam a colaboração e a

eficiência

"Esta é basicamente a regra fundamental para qualquer gestor de TI", diz Wes

Wright, CIO do Hospital Infantil de Seattle. "Mesmo o melhor time é tão eficaz

quanto os recursos e sistemas que utilizam no dia a dia", diz ele. "Se você quiser

tirar o máximo proveito de sua equipe de TI, invista em ferramentas adequadas.

Implante soluções intuitivas que ajudem os usuários a reduzirem horas manuais e

melhorem a precisão na identificação de problemas de rede, por exemplo."

"Implemente uma estrutura que dê visibilidade e métricas compartilhadas para o

desenvolvimento e as equipes de TI, de modo que a saúde de uma aplicação (ou

projeto) seja facilmente vista pelos integrantes das equipes, uma vez operacionais e

que problemas possam ser resolvidos mais rapidamente", diz Andi Gutmans, CEO

da Zend.

"Ter recursos tecnológicos que permitam a comunicação através de sucursais/locais

quando se trabalha em um projeto cross-escritório é uma obrigação", acrescenta

Aaron Weiss, diretor de Marketing, HP LaserJet e Enterprise Solutions . "Os

gerentes de TI e CIOs devem ser capazes de gerar relatórios de status do projeto,

facilmente, através do uso de sistemas de gerenciamento de documentos em nuvem

que permitam que as equipes forneçam atualizações para o documento de status."

Além disso, "Os CIOs podem melhorar a eficiência da organização através da

implementação de uma solução, independente de plataforma, que permita aos

usuários sincronizar arquivos de trabalho importantes e acessá-los a partir de

qualquer dispositivo, em qualquer lugar, a qualquer hora", observa Ross Piper, vice-

presidente de Estratégia Empresarial no Dropbox. 

4. Agilize o fluxo de trabalho e reduza tarefas desnecessárias

"As equipes querem entregar coisas grandes e às vezes só precisamos eliminar as

barreiras", diz Charles Galda, CIO da GE Capital. "Temos um programa chamado

TAP (Tecnologia de Aceleração Produtividade), que dá dicas simples sobre como

usar a tecnologia melhor, encontrar o melhor momento para uma reunião com

funcionários que trabalham em diferentes fusos horários, etc.", diz ele.

 

"Nós temos o hábito de rever continuamente aprovações e notificações dos

gerentes, por isso sabemos quando determinadas tarefas já não agregam valor e

podem ser eliminadas. A eliminação de etapas desnecessárias mantém ritmo,

tornando-nos mais rápidos e mais ágeis na resposta aos clientes."

Além disso, pergunte a si mesmo: "Será que cada formulário, relatório de

atualização de status, e-mail, mensagem e reunião são realmente necessários?"

salienta Steven A. Lowe, fundador/CEO da Innovator LLC.

"Se uma tarefa a ser feita, obviamente, não contribui diretamente para o objetivo em

questão, veja se ela pode ser simplificada ou suprimida", diz Lowe. E "Peça para a

equipe sugestões sobre formas de agilizar os processos e sobre que tarefas, ainda

necessárias, poderiam ser feitas por outros." 

5. Realize reuniões regulares, mas cuidado para não cair na armadilha de

reuniões excessivas

"Reuniões são uma oportunidade de compartilhar a visão departamental com a

equipe e fazer com que todos estejam na mesma página", observa Mazin Abou-

Seido, diretor de Tecnologia da Informação da Halogen Software. "Descobrimos que

compartilhar o objetivo e o andamento de cada etapa realizada para atingi-lo (nas

reuniões mensais e trimestrais) dá para toda a equipe uma melhor compreensão do

que estamos tentando realizar e incentiva todos a trabalharem em conjunto para

alcançar objetivos comuns."

Basta ter cuidado para não cair na armadilha da reunião excessiva. Agende

reuniões de equipe ou de departamento uma vez por semana ou uma vez por mês,

e certifique-se de que o dia e a hora estejam reservados na agenda de todos. 

6. Reduza relatórios

"Você contratou pessoas inteligentes e talentosas, aptas a fazer o trabalho. Agora

deixe-as fazê-lo", diz Jonathan Bruskin, consultor de liderança e gestão da Excella

Consulting . "Microgerenciamento e supervisão podem matar a criatividade e a

motivação", observa ele. "CIOs, executivos e gestores de projeto podem aumentar a

produtividade de suas equipes, comunicando metas e evitando obstáculos

administrativos."

Além disso, "Reduza a quantidade de relatórios que eles precisam fazer, para que

possam se concentrar no trabalho a ser feito", aconselha Christian Buckley, diretor

da Metalogix. "Se mais de 10% do seu dia é gasto na produção de relatórios sobre o

trabalho que estão fazendo, há algo fundamentalmente errado", diz ele.

"Constantemente, revise e refine relatórios para manter suas métricas otimizadas." 

7. Forneça feedbacks em tempo real, tanto positivos quanto negativos

"Reconheça imediatamente e publicamente as realizações dos membros da equipe",

diz Halley Bock, CEO e presidente da Fierce. "Por outro lado, aborde questões ou

áreas que precisam ser melhoradas imediatamente. Feedbacks de desempenho em

tempo real capacitam os indivíduos a tomarem posse de seu trabalho, gera

confiança e permite que eles saibam onde eles estão em todos os momentos." 

8. Afaste distrações 

"Determine etapas do trabalho onde o mensageiro instantâneo deve ser desligado e

as reuniões, evitadas", diz Nathan Gilmore, cofundador da TeamGantt. "Ter horas

ininterruptas de trabalho pode fazer a produtividade da equipe subir." 

9. Implemente um programa inteligente de pagamento por performance 

"Na Halogen, nossos funcionários definem as metas a cada trimestre, em linha com

os maiores objetivos da empresa", diz Abou-Seido. "Como parte de nosso programa

de remuneração por desempenho, as metas individuais dos funcionários estão

vinculadas à nossa Gestão por programa (MBO), que oferece bônus trimestrais", diz

ele.

"Além de metas individuais, os membros das equipes também têm metas

compartilhadas, que incentivam a colaboração e o trabalho em equipe. Empregados

trabalham com os seus gestores para definir seus objetivos, e, como tal, são

envolvidos no processo e estão altamente motivados para alcançá-los", diz Abou -

Seido. 

10. Ofereça oportunidades de desenvolvimento 

"Dê aos trabalhadores uma oportunidade de intensificar e assumir um novo desafio

ou responsabilidades", diz Bock. "A oportunidade de desenvolvimento individual

mostra para toda a equipe que há oportunidades de aprendizado e de avanço

disponíveis", diz ela. Também ilustra que, como um líder, você está disposto a

arriscar, e confia em que os funcionários farão o seu melhor para serem bem

sucedidos." 

11. Alimente-os. Literalmente 

Há uma razão pela qual as empresas oferecem comida de graça, como faz a

Google. "Certifique-se de manter o bem-estar de sua equipe", diz Gina Hunter, da

Groopt.

"Às vezes, só precisamos de uma pausa para o lanche para nos manter mais ativos

ao longo do dia", diz Hunter. E "é muito mais conveniente (e produtivo) ser capaz de

pegar algo no escritório, em vez de andar pela rua."

Fonte: http://bit.ly/1PUMcm0

 

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